Bij een bedrijfsverhuizing komt veel kijken en dat kan al snel onoverzichtelijk worden.
Uw apparatuur moet op een veilige manier vervoerd worden, medewerkers moeten goed geïnformeerd worden en de dagelijkse werkzaamheden mogen zo min mogelijk worden onderbroken.
Een goede checklist bij het verhuizen van uw bedrijf zorgt voor structuur en overzicht tijdens de verhuizing. We vertellen u de belangrijkste aandachtspunten, zodat u precies weet wat er nodig is voor een zorgvuldige en soepele verhuizing.
Checklist: de voorbereiding van het verhuizen van uw bedrijf
Voor de verhuizing zijn er een aantal voorbereidingen nodig om alles duidelijk en georganiseerd te houden. Onze verhuisgids helpt daarbij.
Maak eerst een overzicht van alle kantoorbenodigdheden, apparatuur en werkplekken die meeverhuizen. Zo weet u precies wat er nodig is en welke onderdelen extra aandacht vragen.
Maak daarna een realistische planning. Denk na over een verhuisdatum, wijs een verantwoordelijke aan en maak afspraken met leveranciers. Vertel ook uw ICT-partners wanneer u gaat verhuizen, zodat zij het aanleggen van internet en eventueel telefonie op uw nieuwe locatie kunnen regelen. Houd uw personeel goed op de hoogte, zodat iedereen weet wat er verandert en hoe het proces verloopt.
Maak duidelijke afspraken met de verhuurder of eigenaar over de oplevering van het pand. Bespreek wanneer u de sleutel ophaalt en wie eventuele herstelwerkzaamheden uitvoert.
Planning voor de bedrijfsverhuizing
Voor een zakelijke verhuizing is het belangrijk om eerst helder te krijgen welke stappen nodig zijn en in welke volgorde deze uitgevoerd moeten worden. Zet eerst alle stappen op een rijtje: van de voorbereidingen op de huidige locatie tot het opstarten op de nieuwe. Zorg ervoor dat er voor iedere taak een verantwoordelijke medewerker is of besteed de taak uit aan een externe partij.
Door uw verhuizing op deze manier te organiseren, houdt u het overzicht, ook wanneer er allerlei partijen meewerken.
Een realistisch budget opstellen
Het is belangrijk dat u een realistisch budget heeft bij een bedrijfsverhuizing. Zo voorkomt u dat u tijdens het verhuizen voor onaangename verrassingen komt te staan.
Begin met het op een rijtje zetten van alle uitgaven die u kunt verwachten, zoals de kosten voor transport, inpakmateriaal, eventueel een tijdelijke opslagruimte, ICT-aanpassingen en eventuele kluswerkzaamheden op de nieuwe locatie.
Bekijk wat de vaststaande kostenposten en posten die kunnen variëren zijn, zoals verhuisdozen of -kratten, die vaak sneller op zijn dan verwacht. U vindt deze producten in onze webshop. Met dit overzicht houdt u ruimte voor onvoorziene uitgaven.
Controleer regelmatig of u nog voldoende budget heeft en pas het waar nodig aan. Zodra er nieuwe informatie binnenkomt of er prijzen veranderen, past u het budget eenvoudig aan.
Logistieke aspecten bij het verhuizen van uw bedrijf
Denk bij het verhuizen ook aan praktische zaken, zoals het op tijd reserveren van een geschikte verhuiswagen of verhuisbus. Stem de grootte hiervan af op de hoeveelheid goederen en de bereikbaarheid van beide locaties. Houd bijvoorbeeld rekening met kleine straatjes in stadscentra.
Het is verstandig om van tevoren te controleren of er voldoende laad- en losruimte is op uw nieuwe locatie, zodat u bij de verhuizing genoeg ruimte heeft.
Ook tijdelijke opslagruimte is soms nodig wanneer niet alle spullen meteen in het nieuwe pand kunnen worden geplaatst. Kies een opslaglocatie die groot genoeg, veilig, droog én goed bereikbaar is. Let ook op zaken als toegangstijden en beveiliging. Door dit op tijd te regelen, loopt de verhuizing helemaal volgens planning.
Communicatie met al het personeel
Een goede samenwerking is belangrijk tijdens een verhuizing van uw bedrijf. Iedereen (medewerkers, leveranciers, ICT-partners en eventueel de verhuurder) moet tijdig weten wat er gebeurt en wanneer.
Door u goed voor te bereiden, verloopt de verhuizing soepel. Goede communicatie zorgt ook voor een fijne sfeer in het team, ook tijdens de verhuizing. Iedereen weet zo wat er van hem of haar verwacht wordt op de verhuisdag.Wilt u zeker weten dat de verhuizing van uw bedrijf zorgvuldig wordt uitgevoerd? Neem dan contact op met Magic Movers en vraag een offerte aan. Wij voeren de verhuizing uit met ervaren vakmensen en maken duidelijke afspraken.
